Consejos para hacer copias de seguridad de tus archivos de forma óptima

En primer lugar aclarar que esto no es un tutorial paso a paso de cómo hacer una copia de seguridad; de esos hay a patadas. Lo que quiero es que entiendas cómo deber ser el proceso de realizar una copia de seguridad más allá de los conceptos básicos dándote algunos consejos que no deberías ignorar.

Además de que el disco duro puede sufrir daños tanto físicos como lógicos, puedes perder archivos debido a descuidos, ladrones, accidentes y malware. La única forma de garantizar que tus imágenes y otros archivos importantes no se pierdan es hacer una (o varias) copia de seguridad de forma regular.

Hacer una copia de seguridad puede ser tan simple a veces como copiar todos los archivos importantes en un disco duro externo y guardarlo en un lugar seguro. Pero eso no siempre ayuda. De hecho, una gran cantidad de factores amenazan el ciclo de vida de un disco duro. Existen innumerables causas que pueden producir un fallo repentino del disco. Según mi experiencia, tomar las siguientes precauciones puede reducir drásticamente el riesgo de que un disco duro deje de funcionar.

Causas por las que un disco duro puede dejar de funcionar

  1. Daños por agua: La humedad y la electrónica no son compatibles. Incluso al limpiar un ordenador, debemos evitar el uso de productos de limpieza a base de agua. Especialmente para limpiar el interior de una PC, se recomienda usar paños de microfibra.
  2. Daño por frío: Por ejemplo, si expones tu ordenador de sobremesa o portátil al frío extremo durante la noche, asegúrate de que haya vuelto a la temperatura ambiente antes de usarla. De lo contrario, podría producirse un cortocircuito.
  3. Daño causado por el calor: Se aplican precauciones similares a los equipos sobrecalentados. Si la temperatura es demasiado alta, existe el riesgo de que el cabezal de lectura/escritura del disco duro se expanda y cause un bloqueo del cabezal.
  4. Choque de cabeza: Por supuesto, una falla mecánica en el disco duro también es una causa común de pérdida de archivos importantes. En un choque de cabeza, la cabeza de lectura y escritura toca el disco magnético de un disco duro y, por lo tanto se borra de su superficie. Una instalación incorrecta, signos de desgaste, calor, vibraciones fuertes o incluso una caída favorecen a que esto suceda.
  5. Polvo: Si el ordenador está expuesto a un ambiente polvoriento por períodos prolongados, las partículas de polvo y suciedad pueden entrar a través de las ranuras de ventilación del ordenador o servidor y acumularse en el disco duro, tarjeta gráfica, fuente de alimentación placa base… Como resultado, la disipación del calor es extremadamente limitada, por lo que ya no hay suficiente enfriamiento. En el peor de los casos, esto puede provocar la muerte por calor del disco duro. De esta manera, incluso las partículas más pequeñas de arena y polvo pueden causar consecuencias devastadoras.
  6. Magnetismo: Por lo general, el almacenamiento de datos en discos duros es posible con la ayuda del magnetismo. Un imán externo puede afectar esto e incluso provocar daños duraderos.
  7. Rayo: En las tormentas eléctricas y especialmente los rayos, pueden provocar sobretensiones en la fuente de alimentación, que dañan el disco duro. Por supuesto, incluso un apagón repentino puede dañar un disco duro y provocar la pérdida de datos. Lo mejor que puedes hacer durante una tormenta eléctrica es apagar el ordenador.
  8. Medio externo: Incluso en el proceso de copia de seguridad en un medio externo puede ocurrir la pérdida inesperada de datos. Si, por ejemplo, la memoria USB o el disco duro externo no se desconecta correctamente (con seguridad) del sistema, existe el riesgo de que el proceso de almacenamiento no finalice por completo y los datos se corrompan, o se destruyan directamente, y se vuelvan inutilizables.
  9. Batería agotada: La pérdida de datos en un ordenador portátil también se debe en ocasiones a una batería agotada. Por lo tanto, si prefieres trabajar con dispositivos portátiles y sin una fuente de alimentación constante, debes tener cuidado de guardar tus archivos con frecuencia, ya que de lo contrario todo el progreso puede ser cosa del pasado.

Si sigues estas pautas de precaución, minimizarás el riesgo de pérdida inesperada de datos, pero nunca podrás eliminarlo por completo.

Las consecuencias de la pérdida de datos

La pérdida de archivos no solo ya es molesta de por sí, sino que también requiere un gran esfuerzo económico. Las empresas en particular, pueden encontrar la pérdida de datos a precios bastante elevados; en casos individuales, el costo de restaurar información perdida también se está disparando rápidamente.

Los ciclos de producción se estancan o simplemente faltan archivos e información relevantes. Incluso en la oficina, la pérdida de datos puede tener serias consecuencias. Proyectos en marcha, un artículo casi completo que incluye fotos almacenadas de forma local o incluso una presentación para un socio comercial importante: si se pierden estos datos, los afectados sudarán mucho.

A diferencia del resto del hardware de un ordenador, lidiar con un disco duro defectuoso es mucho más complicado. Por lo general, no se trata tanto del disco duro como tal, sino más bien de los archivos ubicados en él. Una vez que los archivos se pierden, solo un programa para recuperar datos profesional puede realmente recuperar los datos perdidos.

El precio de una recuperación de datos profesional

Si bien es cierto que la cantidad de daño o archivos perdidos es un factor importante, no es el único. El precio de una empresa profesional de rescate de datos, así como el trabajo y tiempo que conlleva, aumentan enormemente los costos. Por supuesto, se debe investigar la causa de la pérdida de datos.

Las sumas para un equipo de rescate profesional consisten en estos factores:

  • Capacidad del disco duro
  • Causa de la pérdida de datos
  • La cantidad de datos a guardar
  • Datos privados u operacionales
  • Cualquier repuesto requerido
  • Necesidad de una sala limpia
  • Empleados capacitados para la recuperación de datos

Sobre esta base, se puede estimar el precio promedio de una recuperación de datos profesional. Ascienden a una tarifa plana de unos 1.000 euros. Además de los costes laborales y las pérdidas de productividad asociadas; el valor de referencia es de unos 1.500 euros.

Por otro lado, si se realiza una copia de seguridad del disco duro con regularidad utilizando un software de copia de seguridad, te puedes ahorrar el gasto de contratar a un profesional externo de recuperación de datos. Los usuarios que toman precauciones y hacen copias de seguridad de sus unidades y archivos de forma regular no solo reducen el tiempo de inactividad, sino que también reducen drásticamente los costos: en promedio, alrededor de unos 550 euros aproximadamente.

Ventajas de usar un software de respaldo

✔ Selección de diferentes métodos de copia de seguridad

✔ Creación de un plan de copia de seguridad individual

✔ Copias de seguridad automáticas a intervalos definidos

✔ Copias de seguridad parciales de archivos específicos

✔ Creación de copias de seguridad de arranque

✔ Soporte de varios medios de almacenamiento

✔ Protección por contraseña para la copia de seguridad de tus archivos

✔ Restaurar los archivos de una copia de seguridad en hardware diferente

Diferentes tipos de copias de seguridad

El término en inglés «backup» describe el proceso de respaldo de datos en el mundo digital. En este contexto, el usuario o un software de respaldo almacena ciertos registros en un medio de almacenamiento externo para restaurarlos en caso de pérdida de datos. La ubicación del medio externo puede ser óptico o físico.

Ahora bien, hay varias tipologías de copia de seguridad de datos digitales. Mientras que la copia de seguridad simple describe el almacenamiento adicional de cualquier registro de datos, una llamada copia de seguridad de imagen permite la restauración de un sistema completo. Sin embargo, solo se puede almacenar todo el sistema, nunca solo directorios individuales. Si la PC no se puede iniciar, los usuarios con una copia de seguridad de imagen en un disco duro externo tienen el respaldo de emergencia en sus propias manos.

Dependiendo de la cantidad de datos, la frecuencia del proceso de respaldo y el tiempo disponible, hay diferentes tipos de respaldo disponibles. En general, un programa de copias de seguridad de buena calidad debe tener estos tres tipos:

Copia de seguridad completa

Una copia de seguridad completa es la forma más simple y efectiva de hacer un respaldo de tus datos. Toda la información, ya sea una unidad completa, una partición específica o directorios y formatos especiales, está respaldada por el software en un medio externo.

Esta variante es más fácil de crear que la copia de seguridad diferencial o incremental, pero tiene requisitos de memoria y tiempo mucho más altos.

Copia de seguridad diferencial

La base de una copia de seguridad diferencial es también el almacenamiento de datos completo. No obstante, en lugar de crear siempre una nueva copia de los datos completa, la especialidad de este tipo es que solo se agregan los archivos nuevos o modificados. Podemos decir que en una copia de seguridad diferencial, después del primer respaldo principal solo se producen copias parciales que detectan los cambios en el sistema de archivos.

Dado que no solo se almacena la versión original de un archivo sino también sus actualizaciones, es fácil volver a una versión anterior de los archivos. Este proceso ocupa mucho espacio de almacenamiento, pero por otro lado, toma mucho menos tiempo. La información que ha sufrido solo un cambio después de la primera copia de seguridad completa, se registra y almacena repetidamente en esta copia de seguridad diferencial.

Copia de seguridad incremental

La copia de seguridad incremental también se basa en el almacenamiento completo de datos. A diferencia del método diferencial, esta variante no captura todos los documentos recientemente modificados, sino los cambios reales de los archivos. Por lo tanto, se necesita mucha menos memoria para la copia.

Sin embargo, al restaurar el disco duro, los usuarios no solo necesitan una copia de seguridad completa, sino todos los incrementos. Similar a un rompecabezas, primero debemos recolectar todas las partes individuales. También se pueden distinguir los siguientes procedimientos:

  • Deltas delanteros: La copia de seguridad completa sirve como base y ya no se modifica. Las nuevas copias de seguridad parciales se basan en esto.
  • Deltas inversos: Aquí, la copia de seguridad completa cambia con cada copia de seguridad. Por ejemplo, si un archivo cambia desde la última copia de seguridad, la versión anterior del archivo se guardará como un incremento, mientras que la versión actual se insertará en la copia de seguridad completa. Por lo tanto, el usuario siempre tiene la última versión disponible: las versiones anteriores solo se pueden restaurar a través de las copias de seguridad anteriores.

¿Dónde almacenan los programas de copias de seguridad los archivos?

Como regla general, un medio de almacenamiento adicional es esencial para la copia de seguridad de datos. Si es un medio óptico o físico, depende del usuario. Mientras tanto, muchos proveedores de software de respaldo también brindan acceso al almacenamiento en la nube al que se puede acceder en cualquier momento y en cualquier lugar.

El medio de almacenamiento óptico: CD, DVD y Blu-ray

Entre los medios de almacenamiento ópticos, en todos tiene lugar el proceso de lectura y escritura por escaneo óptico, por ejemplo por láser. Estos incluyen principalmente el CD-ROM, el DVD y el disco Blu-ray.

En general, la memoria óptica es una excelente opción para proporcionar rescate de emergencia. Especialmente en los ordenadores con Windows, una copia de seguridad de arranque en un medio de rescate óptico puede hacer maravillas y restaurar un sistema dañado.

Sin embargo, es necesario un programa de grabación porque, de lo contrario, no se pueden escribir los medios. Además, los medios de almacenamiento óptico tienen un espacio de almacenamiento limitado y una vida media baja. A diferencia de un disco duro externo, los usuarios deben grabar periódicamente sus copias de seguridad en nuevos medios ópticos.

Espacio disponible en medios de almacenamiento óptico

  • CD-ROM: aproximadamente 800 megabytes
  • DVD: un máximo de 5 gigabytes
  • Blu-ray: aproximadamente 25 gigabytes

El medio de almacenamiento portátil: memorias USB y discos duros externos

Junto con los tradicionales medios ópticos, los medios de almacenamiento portátiles también demuestran ser un sistema de respaldo muy popular. La memoria USB es la forma más pequeña y práctica de estas unidades de almacenamiento portátiles. Sobre todo, para hacer copias de seguridad de particiones pequeñas, archivos individuales o datos de usuario. Incluso para realizar copias de seguridad completas, algunos de estos pequeños dispositivos ahora tienen suficiente espacio.

El buque insignia entre los medios de almacenamiento es el disco duro externo. Esto permite almacenamiento completo, copias de seguridad diferenciales e incrementales. Mientras tanto, la capacidad de los discos duros también es de varios terabytes. Incluso por un precio bastante asequible, se puede conseguir un espacio de almacenamiento considerable. También es posible conectar un disco duro externo a un router, pero la transferencia de datos lleva más tiempo aquí y requiere una conexión de red permanente.

Sin embargo, si decides adquirir un disco duro externo para tus copias de seguridad, solo debes usarlo con ese fin. Aquellos que también quieran intercambiar archivos con amigos y conocidos deben invertir en un segundo disco por razones de seguridad y privacidad obvias.

Almacenamiento en la nube

La capacidad de almacenar archivos en la nube se está volviendo cada vez más popular: los proveedores populares son Google Drive o Dropbox. Sin embargo, el requisito básico para esta posibilidad es una conexión permanente a Internet, ya que es la única forma de garantizar una transmisión de datos exitosa.

Las soluciones en la nube brindan seguridad sin que el usuario necesite dispositivos adicionales o soportes de datos. Los proveedores de servicios en la nube suelen proporcionar a los usuarios almacenamiento online gratuito. Éstos generalmente tienen una capacidad de almacenamiento limitada, y se incurre en costos adicionales por un aumento.

Los usuarios, por su parte, tienen que preocuparse menos por la seguridad de los datos, ya que por defecto es mucho más alta que para los medios analógicos. En éstos últimos se recomienda cifrar la copia de seguridad.

Consejos y trucos para hacer una copia de seguridad óptima

La creación regular de copias de seguridad es una intención loable, pero desafortunadamente solo es una parte de la batalla contra la pérdida de datos. Es común que nos olvidemos rápidamente de hacer las copias manualmente, o que el tiempo entre un respaldo y otro sea demasiado amplio, por lo que podría faltar información importante.

Programa copias de seguridad automáticas

La copia de seguridad automática de un software se encarga de guardar archivos nuevos o modificados. Para este propósito, los usuarios solo tienen que especificar qué carpetas deben mantenerse siempre actualizadas y asegurarse de que el medio de almacenamiento seleccionado esté conectado. De todo lo demás se encargará el programa y tú no tendrás de qué preocuparte.

Cuántas más copias, mejor

El propósito de una copia de seguridad es proteger los datos contra las consecuencias de un disco duro defectuoso, la eliminación accidental y la sobreescritura de archivos o el robo. Cuanto más corto sea el tiempo entre copias, mayor será la probabilidad de que las versiones actuales de los archivos sean recuperables.

Donde caben dos, caben tres

Al crear una copia de seguridad, se recomienda almacenarla en tres medios de almacenamiento diferentes. Así, incluso en una emergencia, siempre se puede restaurar una de las versiones archivadas. Se recomiendan al menos dos copias de seguridad diferentes.

Más vale prevenir que curar

Incluso cuando se crea una copia de seguridad, los errores pueden aparecer. Por lo tanto, vale la pena verificar esto una vez finalizada la copia de seguridad.

Programas para hacer copias de seguridad en Windows

Windows incorpora de forma nativa su sistema de respaldo. En especial los principiantes deberían estar contentos con esta solución ya incluida, ya que es fácil de usar sin muchas complicaciones. Sin embargo, esto también tiene su precio, porque con el sistema de copias de seguridad de Windows solo son posibles los respaldos completos. Entonces, si tienes un disco duro externo y solo quieres hacer una completa, no hay problema, podrás hacerlo sin software de terceros.

Por otro lado, si quieres elegir entre diferentes tipos y estrategias de copia de seguridad, debes olvidar el software de Windows y optar por una pieza de software profesional de terceros que sí permita la creación de copias diferenciales e incrementales.

En MacOS, los usuarios pueden acceder al programa de copia de seguridad Time Machine, que realiza una copia de los archivos y los restaura en caso de una emergencia. No obstante, estamos en las mismas que con Windows, únicamente está disponible la copia de seguridad completa. Si por otro lado, necesitas un tipo de respaldo especial, tienes que lidiar, de nuevo, con la adquisición de un software externo de pago.

Otros proveedores ofrecen software de respaldo gratuito. Al igual que con Windows, los usuarios que se decanten por utilizar software gratuito, tienen que hacerlo considerando los siguientes puntos principales:

  • En la mayoría de los casos, no es posible vincularse a una solución en la nube.
  • A menudo solo son posibles copias de seguridad completas.
  • No todos los medios de almacenamiento y formatos de archivo son compatibles.
  • Las opciones de soporte y ayuda no son muy amplias.

Características adicionales

Por supuesto, la principal prioridad es hacer una copia de seguridad de los archivos, pero muchos programas de respaldo pueden hacer mucho más. En mi caso cuando pruebo alguno, siempre hago especial hincapié en que te permita asegurar no solo discos duros completos, sino también particiones, carpetas y archivos individuales. También es importante que se pueda crear un medio de rescate de arranque, porque solo entonces, en un caso extremo, el usuario puede restaurar todos los archivos incluyendo el sistema operativo.

Idealmente, un programa para hacer copias de seguridad debe tener disponibles al menos los tres modos de respaldo básicos: completa, diferencial e incremental. Si además se puede emplear una protección con contraseña o un cifrado, sería la mejor solución. También debe estar presente la compresión, que ofrece la posibilidad de ahorrar espacio en el medio utilizado. Muchos usuarios, además de una copia de seguridad local, otorgan cada vez más importancia a la capacidad de almacenar copias de seguridad en la nube, NAS o FTP de uso privado.

He intentado enumerar las características más importantes que debería incluir, en mi opinión, el mejor programa para hacer copias de seguridad. Lógicamente, los productos que contienen más funciones, también son más caros.

Funcionamiento

Este punto es mi prueba directa a la hora de valorar un buen software de backup. Suelo comparar la velocidad de escritura durante las copias de seguridad. Otros aspectos como la tasa de compresión también son importantes.

Experiencia del usuario

Las copias de seguridad son a menudo molestas y complicadas, un argumento que suele utilizarse con frecuencia para evitarlas a toda costa. Por esta razón, especialmente los principiantes deberían encontrar una interfaz de usuario intuitiva. Esto incluye, por ejemplo, la capacidad de contar con la ayuda de un asistente que esté disponible para facilitarnos todo el proceso. Intuitividad, una configuración coherente de los menús y claridad son los elementos básicos en esta categoría de evaluación. Y si la interfaz es atractiva, ya apaga y vámonos.

Dicho esto, son tres los programas para hacer copias de seguridad que quiero destacar: Ashampoo Backup Pro 12, Acronis True Image y Paragon Backup & Recovery. Los tres me convencen con una interfaz atractiva y amigable para principiantes. Ashampoo Backup Pro 12 y Acronis True Image se pueden probar de forma gratuita por tiempo limitado, mientras que Paragon Backup & Recovery es completamente gratis. Por supuesto, no me olvido del gran Cobian Backup que ya os presenté en otro artículo y os encantó.

Servicio de atención al cliente

El servicio de atención al cliente es un criterio que tampoco debe ser infravalorado al decidir sobre el software apropiado. Hacer copias de seguridad de discos duros, particiones, carpetas o archivos puede parecer un juego de niños, pero los errores y los problemas son comunes en la vida digital. Un área de soporte competente y bien desarrollada es una ventaja para cualquier servicio. Una sección de preguntas frecuentes, tutoriales educativos y foros, ayudan al usuario en la resolución de problemas y es una característica que te puede ayudar a decidirte entre un programa u otro. Para problemas técnicos, también debería ser posible establecer contacto con el equipo de soporte por correo electrónico, chat o teléfono.

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